Managers leren samenwerken met professionele ondersteuning vind ik een belangrijk onderdeel van mijn werk. Maar hoe kom je tot een optimale samenwerking tussen jou en je manager? Hoe werk je ‘met’ je manager in plaats van ‘voor’ je manager?
Een van de belangrijkste onderdelen is en blijft communicatie. Cliché maar waar. Een manager die denkt dat communicatie uitsluitend via zijn BlackBerry of via e-mail verloopt heeft het mis. Een manager en een secretaresse hebben beiden hun eigen vakmanschap en dat moet je op elkaar afstemmen. Door met elkaar te (blijven) communiceren kom je erachter wat je voor elkaar kunt betekenen. Voor een directeur moest ik iedere week handgeschreven lijstjes uittypen met werkzaamheden die mijn collega’s en ik voor die week moesten uitvoeren. Halverwege de week werd gecontroleerd wat iedereen gedaan had. Geen goed voorbeeld van communicatie, laat staan dat ik mij serieus genomen voelde.
Wanneer het secretariaat ten aanzien van de praktische ondersteuning goed georganiseerd is, is er tijd voor de toegevoegde waarde van een secretaresse. En met deze kwaliteit wil ik me onderscheiden. Door mee en vooruit te denken, initiatief te tonen heb ik aan een half woord genoeg waardoor ik mijn manager zoveel mogelijk plan- en regelwerk uit handen kan nemen. En dat is wat het vak voor mij zo leuk maakt! Een secretaresse mag van mij wel met een zekere assertiviteit haar vakmanschap presenteren.
Sociale vaardigheden zijn ook onmisbaar. Ik probeer altijd een persoonlijk netwerk op te bouwen met alle lagen binnen een organisatie. Een goed contact met de receptioniste is minstens zo belangrijk als met een directeur. Door deze contacten hoor ik wat er speelt binnen de organisatie en kan ik eventuele signalen doorgeven aan mijn manager om zo een brug te slaan tussen hem/haar en mijn collega’s. Over toegevoegde waarde gesproken!
Kortom het secretaresse vak kent vele gezichten en kwaliteiten. Aan mij de uitdaging dit vakmanschap te presenteren. Er wordt niet voor niets gezegd: ‘would you like to speak to the man in charge, or to the woman who knows what is going on?’
Rasja Post
Management Assistent
Wil je in contact komen met Rasja? Hier vind je haar LinkedIn profiel.
Uit PA.NL magazine uitgave 6 – maart 2011