Bij het schrijven van een briefing is het belangrijk om te weten wat je verwachtingen zijn. Als je een ander iets laat ontwikkelen is het belangrijk dat je alle informatie verstrekt in een kort document.
Een goede briefing maken kan erg lastig zijn, maar door hier veel tijd in te steken en de briefing in een keer compleet te maken, weet de andere partij waar hij aan toe is. Dit zal beide partijen uiteindelijk veel tijd besparen en voorkomt teleurstellingen. Mocht er achteraf iets missen of niet goed zijn aan het eindresultaat dan kan je verwijzen naar de briefing.
Bekijk onderstaande checklist voor een goede briefing.
- Achtergrond: Wat is de reden van de opdracht en waarom wil je deze nieuwe informatie op een bepaalde manier gecommuniceerd hebben.
- Doelstelling: Je kunt niks ondernemen of communiceren zonder doelstelling. Stel daarom een SMART-doelstelling op (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden). Om je doelstelling te behalen is het raadzaam om op het moment dat de opdracht van start gaat eerst een nulmeting uit te voeren.
- Doelgroep: Om de juiste boodschap te communiceren moet er een duidelijke doelgroep omschrijving aanwezig zijn. Om de doelgroep van alle kanten te belichten kan de DESTEP-methode een nuttige methode zijn (demografisch, economisch, sociaal-juridisch, technologisch, ecologisch en politiek-juridisch).
- Benodigde informatie: Om tot het juiste eindresultaat te komen heeft het bedrijf waarschijnlijk bepaalde informatie nodig. Geef duidelijk aan waar en bij wie ze deze informatie kunnen verkrijgen. Zo voorkom je een langdurig zoekproces, waardoor er meer tijd in de opdracht gestoken kan worden.
- Ideeën: Waarschijnlijk hebben jullie zelf al wat ideeën van hoe jullie willen dat het nieuwe product/dienst eruit komt te zien. Omschrijf deze ideeën zo specifiek mogelijk zodat het eindresultaat zo goed mogelijk van jullie ideeën aansluit en de uitvoerder een idee krijgt van de verwachtingen.
- Boodschap: Omschrijf duidelijk welke belofte je wilt doen naar de doelgroep en waar deze belofte vandaan komt, ook wel de strategie genoemd.
- Afspraken: Leg afspraken duidelijk vast, denk aan budget en mijlpalen.
- Verwachtingen: Om bij het eindresultaat teleurstellingen te voorkomen is het uiterst belangrijk dat je vastlegt wat er verwacht wordt en wees hier zeer specifiek mee.
Tot slot, neem de tijd om de briefing te maken. Maak de briefing, laat hem eventueel nog door een collega lezen en zorg ervoor dat je geen belangrijk dingen vergeet.