Heb jij wel eens nagedacht hoe jouw e-mails overkomen op andere mensen? Een boodschap wordt niet altijd goed ontvangen als mensen de emotie, gezichtsuitdrukking en stemtoon er niet bij ontvangen.
De lezer van een e-mail interpreteert een boodschap vaak heel anders dan jij bedoelt. Je moet dus altijd opletten wat je schrijft en hoe je een bepaalde boodschap formuleert. Lezers zijn gevoelig voor boodschappen met een negatieve boodschap.
Hoe vermijd je zo’n negatieve boodschap
Het belangrijkste bij het vermijden van een negatieve boodschap is de woordkeuze. Negatieve woorden zorgen voor een neerbuigende of boze mail. Zie het voorbeeld hieronder:
- “Helaas, de mijlpaal van volgende week lijkt onmogelijk te behalen doordat sommige mensen te laat aan hun werkzaamheden beginnen of problemen veroorzaken die veel tijdverlies met zich meebrengen. “
Maar je zou dezelfde boodschap ook op de volgende manier kunnen verwoorden:
- “Wil iedereen zijn deel van het project deze werkweek door willen sturen, op deze manier gaan we onze deadline van volgende week zeker halen”
Kijk, dat klink al heel ander hé! Bekijk hieronder de lijst met woorden die je beter kunt vermijden in een e-mail:
- Helaas
- Kan niet
- Probleem
- Nooit
- Ondermaats
- Jij bent de verantwoordelijke
- Te laat
- Jammer
- Dringend
- Verlies
- Nooit
- Mislukt
- Niet in staat zijn om
Maar welke woorden kunnen we dan wel gebruiken?
- Vooruitgang
- Succesvol
- Waardevol
- Voordeel
- Groei
- Ontwikkeling
- Progressie