Adviseren: doe jij dat ook zo graag? Vind je het ook zo fijn om je collega van tips en trucs te voorzien? Om iedereen die met een probleem aan je bureau staat de snelste route naar dé oplossing aan te dragen?
Vaak is dat super voor je omgeving: jij weet overal wel raad op en je bent daarbij niet voor een kleintje vervaard. Maar het hangt ervan af. Als iemand frustraties uit over de samenwerking met haar manager, is het de vraag of ze op de lange termijn het best geholpen is met een paar tips. Ook voor iemand die bijvoorbeeld worstelt met hoge werkdruk, pakt een advies lang niet altijd goed uit.
Adviezen hebben namelijk een aantal nadelen.
Nadeel 1: onvoldoende gefundeerd
Een eerste nadeel van adviseren, is dat je ertoe neigt suggesties aan de hand te doen vóórdat je ervoor hebt gezorgd dat je over voldoende informatie beschikt. Je advies is daardoor wellicht ongenuanceerd, of net naast de roos.
Nadeel 2: gemiste kans op zelfvertrouwen
Verder ontstaat er bij advies een zekere ongelijkwaardigheid. Jij “weet” het, je collega niet. Dat kan afhankelijkheid creëren, en het doet haar zelfvertrouwen op de lange duur geen goed.
Nadeel 3: passiviteit
Ook blijft de ander passief. Zij hoeft niet zelf na te denken en ze zal haar oplossend vermogen dus niet scherpen.
Nadeel 4: beperkt draagvlak
Jouw oplossing is niet die per se die van de ander. Jij hebt een andere aard en aanpak dan je collega. Jouw manager steekt weer nét anders in elkaar. De raad die voor jou de gouden tip is, werkt misschien voor je collega helemaal niet, past wellicht niet bij haar. Gevolg is dat ze ja knikt en weinig kan met jouw goedbedoelde suggesties.
Hoe dan wel?
Stel je ook eens coachend op. Dat vergt een (geheel!) andere houding dan een adviserende.
Oprechte belangstelling – luistervaardigheden
Een coachende houding begint met eerlijke, oordeelloze interesse. Verder heb je goede luistervaardigheden nodig. Die ontwikkel je onder andere door je eigen idee over de oplossing (jawel, je mooie advies) te parkeren. Ook je opvattingen over je collega of degene met wie zij werkt, zet je even opzij. Vul niet in hoe je collega zich wel zal voelen, of wat ze waarschijnlijk het beste kan doen. Richt je met oprechte belangstelling op wat je collega vertelt. “Luister” ook naar wat ze níet zegt.
Vragen
Een coachende houding houdt ook in dat je vragen stelt. De juiste vragen. Verdiepende vragen. Verbredende vragen. En vooral: open vragen. Voorbeelden van relevante vragen, die je collega helpen om tot haar eigen antwoorden te komen vind je hieronder.
Om je collega te helpen verhelderen wat zij wil bereiken vraag je bijvoorbeeld:
*Wat is belangrijk voor jou in de samenwerking met je manager?
*Wat wil je bereiken op het vlak van de samenwerking met je manager?
*Waaraan zul je merken dat het probleem is opgelost?
Om je collega te helpen de situatie te verhelderen kun je vragen:
*Wat, wanneer, wie, hoe vaak…?
*Wat is het resultaat daarvan?
*Wat maakt dat dit een probleem is?
*Wat zijn concrete voorbeelden?
*Wat ging er tot nu toe mis, en wat ging er goed?
*Is het altijd een probleem, of zijn er situaties waarin het goed of beter ging?
*heb je al ondernomen om het probleem op te lossen?
Je helpt je collega om ideeën voor oplossingen te genereren door bijvoorbeeld te vragen:
*Wat zou je kunnen doen, en wat zijn mogelijke alternatieven?
*Wat zijn de voor- en nadelen van de opties (voor jezelf, je manager, anderen en de organisatie)?
*Wat zou je doen als niets je tegenhield?
Vragen die helpen ervoor te zorgen dat je collega ook werkelijk overgaat tot actie om het probleem op te lossen zijn:
*Welke van de genoemde ideeën ga je uitvoeren en wanneer?
*Wat zijn de succescriteria?
*Wat is de eerste concrete stap die je nu kunt zetten, en wat zijn de vervolgstappen?
*Wat zijn eventuele belemmeringen, en hoe kun je daarop anticiperen?
*Wat heb je nodig om je ideeën in de praktijk te brengen, en hoe kan ik of je omgeving je daarbij helpen?
Eigenaarschap
Tot slot: eigenaarschap. Jaren geleden was een van de eerste en belangrijkste eye-openers voor mij op het vakgebied van coaching, dat een goede coach lui is. Met een coachende houding veronderstel je dat je collega alle oplossingen en inzichten zelf in zich draagt. Jouw taak is slechts om haar te helpen die oplossingen en inzichten (terug) te vinden. Lukt dat, dan zie je haar prompt een paar centimeter groeien (en jij jezelf!)!
Kortom
Kortom, luister geïnteresseerd en stel de juiste vragen. Laat het eigenaarschap van het probleem op de juiste plaats. Dan bereik je in veel situaties méér dan met een goedbedoeld advies.
`Heleen ter Avest van Invest Coaching & Training helpt assistants om met vertrouwen en plezier de lead te nemen op hun werk. Zij schreef het gratis e-bookje “Feedback de baas – 9 succesfactoren voor in je verander(en)de rol van assistant”. Zie www.investcoaching.nl.`