In het vak secretaresse en management ondersteuner zijn momenteel een aantal trends waar te nemen. Eén van de trends is Het Nieuwe Werken waar vroeg of laat iedereen mee te maken gaat krijgen. De discussie die daardoor is ontstaan gaat vooral over de vraag of de functie van secretaresse en management ondersteuner in de toekomst wel zal blijven bestaan.
Marianne Smit is senior adviseur, trainer en coach en auteur van boeken als Effectief digitaal vergaderen; Het opzetten van een secretaressepool; Digitaal archiveren; Manage uw werk; beter presteren door organiseren.
Ze heeft een duidelijke mening over de rol van het secretariaat in de toekomst en geeft haar visie op de ontwikkeling van de secretaresse en management ondersteuner en de competenties die daarvoor nodig zijn.
De secretaresses die zich bewust zijn van de veranderingen en vaardigheden die het vak vraagt zullen in de toekomst het vak absoluut blijven uitoefenen. Een term die ik regelmatig gebruik voor het omschrijven van deze veranderde functie zonder dat het overigens mijn bedoeling is om weer een nieuw woord te lanceren is ‘liaisonofficer’. Liason staat voor verbindingen leggen. Dat is volgens mij ook waar het vak voor staat.
Op de hoogte zijn van wat collega’s doen, op welk tijdstip ze welke informatie nodig hebben en waar ze deze informatie kunnen vinden. Verbindingen leggen tussen het werk wat gedaan moet worden, de mensen die daarbij betrokken zijn en de informatie die daarvoor nodig is. Om die rol te kunnen vervullen heb je uiteraard een aantal competenties nodig:”communiceren, sociaal culturele vaardigheden, samenwerken, probleem oplossend vermogen, creativiteit en kritisch denken”.
Communiceren:
Het gaat daarbij niet alleen om verbale en schriftelijke communicatie maar ook om het op de juiste manier gebruiken van nieuwe communicatie middelen. Ik noem het vaak ‘ICT geletterdheid’ daarmee bedoel ik niet het technische aspect van communicatie middelen maar ik vind dat je als secretaresse goed op de hoogte moet zijn van welke ICT hulpmiddelen er zijn en dat je moet weten op welke manier die middelen jou van dienst kunnen zijn en op welke manier jij door deze technieken informatie aan anderen kunt verstrekken.
Ik verbaas me er nog steeds over dat ik outlook 2007 en 2010 trainingen ‘mag’ geven en dat cursisten dan naar huis gaan met het idee:”Wat heb ik veel geleerd” Vaak komt dat door werkdruk of dat er geen mogelijkheid geboden wordt voor een training of bijscholing. Je moet echter goed op de hoogte zijn van alle ins en outs van de software om van de enorme tijdbesparing te kunnen profiteren. Een ander voorbeeld is notuleren. Notuleren staat al jaren ter discussie. Wanneer je nu weet dat een mindmap een geweldig middel is om te maken als uitingsvorm van het geen besproken is in een vergadering, en dat mensen daardoor veel beter voorbereid een vergadering ingaan omdat ze op een snelle en overzichtelijke manier kunnen zien wat er besproken en afgesproken is dan heeft het toch weinig zin om notulen uit te werken die door bijna niemand goed gelezen worden. Je moet echter wel op de hoogte zijn van het feit dat mindmappen digitaal mogelijk is op een laptop en dat valt weer onder ICT geletterdheid. Op LinkedIn zie je dat in de groepen regelmatig de vraag gesteld wordt:”Wat kan ik nu precies met een IPad?” Je ziet tegenwoordig dat de managers in veel bedrijven een IPad krijgen om mee te werken. Een secretaresse krijgt deze niet want zij is geen manager, maar er wordt wel van een secretaresse verwacht dan ze ondersteuning kan bieden. Dan heb je dus een probleem. Al zou er per secretariaat maar één Ipad beschikbaar worden gesteld, of je zou als secretaresse in ieder geval bij de instructies die de managers krijgen betrokken worden zou het al een stuk duidelijker zijn. Ik zie dan ook dat steeds meer proactieve secretaresses zelf een IPad aanschaffen. Maar eigenlijk is het de taak van een organisatie om vooraf na te denken over de doelstelling van het gebruik van nieuwe technologieën en op welke manier dit het beste bewerkstelligd kan worden.
Sociaal culturele vaardigheden:
Deze vaardigheden worden steeds belangrijker omdat we steeds meer te maken krijgen met andere culturen. Dat vraagt aanpassingen voor ons als Nederlanders. Het is belangrijk om cultuurgebonden de juiste communicatie vorm gebruikt. Bijvoorbeeld in Frankrijk schrijft men de achternaam in hoofdletters en de voornaam in kleine letters en in Duitsland tutoyeert men elkaar niet. Het zijn vaak maar kleine verschillen maar ze kunnen het onderscheid maken.
Samenwerken
Dan noem ik toch ‘liaison’ weer. De secretaresse wordt een soort verbinding functionaris. Verbindingen in de zin van wie is waar en wanneer bereikbaar. Je functie en werkzaamheden veranderen maar je
blijft toch een intern aanspreekpunt. Samenwerken doe je niet alleen intern maar ook via het netwerk wat je hebt opgebouwd via social media. Regelmatig hoor ik:”LinkedIn en twitter daar heb ik echt geen tijd voor
en wat heb je eraan.” Toch moet je de kracht van deze netwerken niet onderschatten. Het is echt niet noodzakelijke om daar uren per dag mee bezig te zijn maar een paar minuutjes per dag moet iedereen lukken.
Kijk bij je keuze welke media ondersteunen mij in die taken die ik moet verrichten, en van welk netwerk jouw organisatie gebruik maakt. Kijk ook eens wat relaties of contactpersonen doen op LinkedIn of twitter want je moet natuurlijk wel de organisaties en mensen volgen die voor jouw vakgebied interessant zijn. LinkedIn is een prachtig netwerk om vragen beantwoord te krijgen. Heb je bijvoorbeeld een Officeprobleem of je wilt iets weten over het organiseren van een event sluit jeaan bij een groep, stel je vraag en je krijgt binnen no time een goed antwoord. Twitter werd in het verleden vaak geassocieerd met een medium waar men elkaar vraagt om koffie te komen drinken en waar men elkaar verteld dat je aan het winkelen bent. Toch is Twitter een medium waar je een enorme bron aan informatie vandaan kunt halen die vaak nog veel actueler is dan het geen je op internet kunt vinden. Kun je bijvoorbeeld niet naar een congres wat je wel erg interessant vind geef dan # en de naam van het congres in. Je geeft op dat moment een zoekopdracht, en je krijgt direct alle informatie te zien die andere mensen over het congres twitteren.
Probleem oplossend vermogen, creativiteit en kritisch denken:
Als secretaresse en management ondersteuner ben je bij problemen altijd diegene waarvan verwacht wordt dat je een creatieve oplossing of op zijn minst een handreiking kunt bieden. Wat echter een steeds belangrijker aspect gaat worden is dat de dienstverlening die eigenlijk altijd geweest is:’U vraagt wij draaien’ gaat naar een meer bewustwording. Een bewustwording of wat gevraagd word en het geen je doet aansluit bij de doelstelling van de afdeling of organisatie. Is het probleem of de taak eigenlijk wel iets wat jij moet oplossen of moet uitvoeren? Als voorbeeld noem ik vaak de collega die langs het kopieerapparaat naar jou toe loopt en vraag of je even een artikel van 2 pagina’s wil kopiëren. Op het moment dat jij die kopieën gaat maken heeft dat echt geen toegevoegde waarde voor de organisatie. Anders is het wanneer je 15 kopieën moet maken en jouw collega daardoor vijf minuten bij het kopieerapparaat staat te wachten. Als secretaresse en management ondersteuner moet je veel meer gaan nadenken over wat verwacht een organisatie nou van het secretariaat, wat kan ik betekenen voor mijn organisatie waardoor ik van toegevoegde waarde ben. Je moet een secretariaat veel meer als een businessunit gaan zien want dan doen bedrijven namelijk zelf ook. Wat kost iets en wat levert het ons op. Binnen Het Nieuwe Werken wordt er veel meer gestuurd op output. Er wordt van secretaresses en management ondersteuners verwacht dat ze proactief zijn. Dat kun je echter alleen als je weet wat er van je verwacht wordt. Ga daarom regelmatig met je manager aan tafel zitten en maak afspraken maar leg ze ook vast. Wat moet je doen volgens welke kwaliteit en met welke levertijden. Maak resultaat afspraken voor een jaar of een half jaar, deze kun je weer koppelen aan je taken. Let daarbij wel op dat de afspraken ook meetbaar moeten zijn en denk daarbij aan je afhankelijkheid van derden. De één op éen secretaresse zie je steeds minder, vaak alleen nog in de top van grote organisaties, denk daarom ook aan enkele teamgerichte afspraken zodat je laat zien dat je niet alleen aan jezelf denkt maar ook aandacht hebt voor het geheel van het secretariaat. Met resultaat afspraken kun je de kwaliteit van jouw als secretaresse of als secretariaat aantonen.
Marianne H.M. Smits is werkzaam als Senior adviseur, trainer, coach bij AVK b.v.