Zit jouw mailbox ook altijd vol, is het overzicht kwijt of zou je wel wat meer overzicht willen hebben? Dat is niet zo gek, waar e-mail jaren geleden nog lang niet zo veel gebruikt werd, weet nu iedereen je te vinden.
Is het archiveren van jouw e-mail nou echt nodig? Het antwoord is ja. De belastingdienst verplicht je namelijk om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Onder administratie vallen onder andere afspraken en facturen. Behalve voor de Belastingdienst is het voor jou zelf ook erg handig om documenten en mails snel terug te vinden.
Houd door middel van de volgende tips je mailbox overzichtelijk.
- Check op vaste tijden je mailbox
- Verwijder mails die niet relevant zijn
- Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je toch niet leest
- Beantwoord mails die beantwoord moeten worden
- Archiveer mails die je moet bewaren
Maar hoe archiveer je jouw e-mail het beste. Bijvoorbeeld door ze te archiveren op:
- Kleur
- Code
- Alfabet
Of maak mappen aan:
- Map per project
- Map voor alle nieuwsbrieven
- Map met documenten en rapporten
- Map voor facturen
Waarschijnlijk archiveer je jouw e-mail al wel. Zo niet dan zal het in het begin heel wat van je tijd innemen, maar uiteindelijk zal je veel profijt hebben van het overzicht!