In de laatste maand van het jaar is het tijd om terug te blikken met collega’s en externe relaties op alle successen. Er worden veel kerst en eindejaarsborrel georganiseerd. Voor de directiesecretaresse komt dit vaak neer om uitnodigingen te maken voor alle genodigden. Het begint met het verzamelen van de contactgegevens en vervolgens met het daadwerkelijk versturen van de uitnodigen. Maar hoe maak je een goede uitnodiging? Directiesecretaresse.nl geeft een handige checklist:
1. Kies een kaart met voldoende ruimte
Je kunt kiezen om de gasten per telefoon of email, maar leuker is natuurlijk een kaartje. De eerste stap is dan ook het uitkiezen van een kaart met voldoende ruimte om alle informatie op te zetten. Het makkelijkst is om gebruik te maken van een online kaartenwinkel. Hier zijn de nodige verschillen. Wil je direct de kaarten versturen naar verschillende adressen? Dan kun je bijvoorbeeld kiezen voor Greetz. Wil je de uitnodigingen zelf uitdelen onder collega’s kun je kiezen voor de uitnodigingen van Kaartenhuis. Zij versturen de kaarten als pakketje naar je op, wat de nodige kosten aan postzegels voorkomt.
2. De checklist
#1:De aanleiding van de receptie
Dit is natuurlijk terugblikken. Maar pak het prikkelender in door te praten over ;het delen van successen’, zodat genodigden zich extra welkom voelen.
#2: Informatie over de receptie
De locatie, de datum en het tijdstip zijn natuurlijk essentieel om te delen met de genodigden. Optioneel kun je een plattegrondje toevoegen of de dichtstbijzijnde (gratis) parkeerplaats vermelden. Kortom, alle praktische informatie.
#3: Informatie over het programma
Om de genodigden te enthousiasmeren kun je misschien al wat informatie geven van het programma. Is er live muziek, zijn er lekkere hapjes. Dit maakt het extra uitnodigend en je zult een hogere opkomst krijgen. Wellicht na afloop nog een goodiebag weggeven?
#4 Contactgegevens noteren
Vergeet niet de contactgegevens door te geven. Zo kunnen de gasten hun aanwezigheid aangeven. En natuurlijk om eventuele vragen te stellen.
