Simpel tijd besparen: 5 Tips!

1. Stop met nutteloze tijdvreters

Besteed jij je tijd weleens aan dingen die totaal nutteloos zijn? Nee? Oh, ik wel. Soms treuzel ik met stomme spelletjes op m’n iPhone waar ik niet eens plezier aan beleef. Soms raak ik verslaafd aan mijn mailbox, en blijf ik het constant checken. Soms lees ik nieuws wat me niet aangaat én niet interesseert, puur omdat het op de voorpagina staat.

Het is makkelijk om je aandacht te laten ‘kapen’ door de media. Alles scheeuwt om aandacht. En als je niet selectief bent dan raak je gemakkelijk afgeleid. Door echter wat afspraken met jezelf te maken kun je  op dit gebied ontzettend veel tijd besparen.

Wij hebben thuis ons televisie abonnement opgezegd. Als we nu een programma kijken dan kiezen we hier bewust voor, bijvoorbeeld via Uitzending Gemist. We kunnen ons niet meer laten meeslepen door de eindeloze stroom aan ‘entertainment’ op televisie. Ook ben ik op een informatie-dieet gegaan. Het scheelt zoveel tijd als je niet al het nieuws probeert te volgen! Ja, soms gaat er wat nieuws langs me heen. En meestal gaat het dan om nutteloze hypes die niet relevant zijn voor mijn leven (zoals afgekeurde Koningsliederen).

Wil je meer tijd omhanden hebben? Stop dan eens met:

• Voor de televisie hangen en kijken naar programma’s die je eigenlijk niet interesseren, die je alleen kijkt omdat ze zich ‘toevallig’ aandienen.
• Constant lezen van nieuws, kranten, nieuws apps en websites.
• Tijdrovende spelletjes op je smartphone die je verslaafd maken, maar niet gelukkig.
• Het constant checken van je mailbox, uit verslaving, niet omdat iemand er iets mee opschiet.
• Het continu checken van statistieken.
• Getreuzel.

Vraag jezelf af waarom je dingen doet. Als je ontzettend veel plezier beleeft aan een programma, kijk het dan. Als je geen goede reden hebt om je tijd ergens in te investeren, kies dan opnieuw. Vroeger als ik een programma als X-Factor keek, voelde ik me aan het eind van de avond onrustig, onvoldaan en geïrriteerd. Daar ben ik dus mee gestopt. Van een aflevering Big Bang Theory aan het einde van de dag word ik blij, dus dat houd ik erin.

Een redelijk dik boek leest een gemiddelde lezer uit in zo’n zes á zeven uur. Een week lang een uur televisie vervangen voor een uur lezen, en je hebt een boek uit! Wat heb je altijd al willen leren? Met een uur studeren per dag kom je razendsnel vooruit!

2. Stel (en visualiseer) korte deadlines

Als je weet dat je morgen een rapport moet inleveren, dan begin je nu met schrijven. Sterker nog, je werkt door totdat het rapport af is, al moet je ‘s nachts doorwerken.

Als je weet dat je het rapport volgende maand moet inleveren, dan begin je over een week of drie eens met schrijven. En als je bent zoals de meeste mensen, dan zul je het meeste werk verrichten op de dagen voor de deadline.

Hoe dichter bij de deadline, des te sneller en efficiënter je werkt. Dat is de ‘wet van Parkinson’, en het is een geweldig gereedschap om tijd te besparen. Je kunt een maand nemen om een droom waar te maken, je kunt het ook in een week doen. Omdat je werkt met grotere focus zul je zelfs ervaren dat je werk van hogere kwaliteit is. Haastige spoed is soms wél goed.

Heb je zelf je deadlines niet in de hand? Stel dan zelf een strakke deadline om jezelf te inspireren om tijd te besparen. Vind je het moeilijk om jezelf voor de gek te houden? Sluit dan je ogen, en visualiseer dat je baas je deze deadline oplegt. Zo houd je je onderbewuste een beetje voor de gek (dat gedeelte van je hersenen dat niet weet wat ‘echt’ is en wat niet), en zal je zelf opgelegde deadline echt urgent voelen.

3. Richt je pas in tweede instantie op kwaliteit

Deze tip heeft me niet alleen geholpen om sneller te schrijven, maar ook om de kwaliteit van mijn schrijven te verhogen. Veel taken die we verrichten willen we meteen goed doen. Soms is het echter effectiever om het eerst gewoon tedoen, en het daarna goed te maken. Dus eerst produceren, en dan redigeren.

In het geval van schrijven gooi ik eerst al mijn gedachten op het scherm. Ik maak een eerste ‘draft’ versie. Ik blijf schrijven zolang de ideeën komen, en maak me pas later druk over de zinsbouw, spelling en andere zaken. Eerst productie, dan afpoetsen.

Door de verschillende fases van het werk duidelijk van elkaar te scheiden (draften, nalezen en corrigeren, opmaken en inplannen), ga ik als een speer vooruit. Deze denkwijze kun je ook toepassen op ander ‘productiewerk’ om sneller en effectiever te werken. Vaak helpt het om eerst grof te beginnen, en daarna stap voor stap je werk te verfijnen.

4. Batch taken en uitstapjes

Zolang je geen asbest hebt verwijderd, zet je je wasmachine niet aan voor ieder kledingstuk dat je in de wasmand gooit. Althans, ik niet. Je batcht je was, zodat je het in één keer kunt wassen. Lekker efficiënt. Het is slim om dit met meer taken in je leven te doen.

Door te batchen (opsparen) kun je ontzettend veel tijd besparen. Het enige nadeel is dat het vaak wat voorbereiding kost. Je moet namelijk van tevoren weten wat en hoe je taken kunt groeperen.

Slimme dingen om te batchen zijn het beantwoorden van je email, shoppen naar boodschappen en andere benodigdheden, het huishouden, familiebezoekjes in dezelfde buurt, het draften van al je schrijfsels, het maken (en invriezen) van soep voor een paar dagen, meerdere afspraken op een dag en andere taken die gelijkwaardig aan elkaar zijn.

Ik ben bijvoorbeeld veel productiever geworden sinds ik het draften van artikelen batch. Ik probeer een schrijfsel niet in één keer van draft naar af te krijgen. Ik batch eerst het draften van een heleboel artikelen, daarna batch ik het nalezen, opmaken en inplannen van al die drafts. Lekker efficiënt, omdat iedere stap in de workflow zijn eigen mindset vereist. Ik kan nu lang in een schrijf mindset blijven, en zo snel vooruit komen.

5. Wees to-the-point in je communicatie

Vage, onduidelijke communicatie kost ontzettend veel tijd. Mensen die niet tot een punt komen zijn een nachtmerrie voor je effectiviteit. Mensen die je hele lappen tekst mailen, waarna jij vervolgens zelf moet uitpluizen wat deze persoon nu eigenlijk van je wil. Leer jezelf aan om meer to-the-point te worden, zowel in persoonlijke communicatie als digitale communicatie.

Je mailtjes hoeven meestal niet langer te zijn dan vijf regels om de boodschap over te brengen. Je gesprekken hoeven niet telkens over hetzelfde onderwerp te gaan als je direct duidelijk bent. Je voorkomt talloze vragen, overbodigheden en problemen als je duidelijk bent.

• Bedenk altijd of je boodschap op meerdere manieren kan worden geïnterpreteerd. Wat voor jou logisch of vanzelfsprekend is, hoeft dat voor een ander niet te zijn.
• Zorg altijd voor een duidelijke context wanneer je iemand iets vertelt. Verplaats je in de ander, en bekijk of je extra informatie moet overbrengen om je boodschap duidelijk te maken.
• Maak altijd duidelijk wat je van de ander verwacht.
• Krijg zo snel mogelijk duidelijk wat een ander van jou verwacht.
• Leer beter luisteren. Hoor echt wat mensen tegen je zeggen, en stel vragen om meer duidelijkheid te krijgen.
• Train mensen om to-the-point te komen. Vraag ze bijvoorbeeld om hun lange vage mail voor je samen te vatten, omdat je weinig tijd hebt. Vraag dingen als: “Waar kan in je mee helpen?”

Helder communiceren maakt je leven makkelijker en bespaart je veel tijd. Niet alleen tijdens het moment van communicatie, maar ook in de nasleep. Heldere communicatie voorkomt talloze misverstanden, ergernissen, fouten, dubbele werkzaamheden en ruzies.

soChicken.nl